الاتصال الإداري هو الغراء الاجتماعي التي يحقق التماسك بين أجزاء المؤسسة

تعتبر نُظم الاتصال الإداري في المؤسسات الوسيلة الفعّالة والمُحققة للأهداف الاستراتيجية لهذه المؤسسات، وعصب العمليات الإدارية في المؤسسات ومتطلب حتمي لأي تنظيم.
وتعتمد المؤسسات في كافة فعّالياتها من تخطيط وتنظيم وتوجيه ورقابة واتخاذ قرارات على نُظم الاتصال الإداري والتي يتم من خلالها إيصال المعلومات والأفكار والبيانات بين مختلف الكيانات الوظيفية في الهيكل التنظيمي للمؤسسة وصولاً إلى اتخاذ القرارات.

ويُعّد الاتصال الإداري عملية ذات اتجاهين – Two ways process-بمعنى أن كل فرد من المؤسسة يُمثّل في عملية الاتصال دور المرسل والمستقبل للبيانات، وبناء عليه يجب توفر العناصر الأساسية لإتمام عملية الاتصال وهي:

1. المرسل: هو الجهة التي تقدم الرسالة أو المعلومات.
2. المُستقبِل: هو الجهة التي تستقبل المعلومات.
3. الرسالة: هي البيانات أو المعلومات أو الأفكار.
4. قناة الاتصال: الطريقة التي يتم من خلالها إرسال المعلومات.
5. الاستجابة: نتيجة الاتصال ومدى فهم المُستقبِل لمضمون الرسالة.

ويهدف الاتصال الإداري عموماً إلى مايلي:

1. الإخبار والإعلام.
2. تصحيح المعلومات والأداء.
3. الإعداد لتقبل التغيير.

وتتخذ الاتصالات الإدارية ثلاثة أشكال وهي:

1. الاتصالات الهابطة " من الإدارة إلى مواقع التنفيذ": وهي الصادرة من القيادة العليا في المؤسسة إلى الإدارة الوسطى والفريق التنفيذي بهدف نقل التوجيهات والقرارات والمعلومات والشرح والتعليمات…إلخ.
2. الاتصالات الصاعدة "من مواقع التنفيذ إلى الإدارة": ويوجه هذا الاتصال من المستويات التنفيذية إلى الإدارة الوسطى والعليا في المؤسسة ناقلة معها المعلومات والتقارير والاقتراحات – Feedback-عن نتائج أعمال المؤسسة ونشاطاتها والعقبات التي تواجه التنفيذ.
3. الاتصالات الأفقية: وتعني القنوات المفتوحة بين الإدارات والأقسام والوحدات الإدارية المختلفة، بحيث تنساب المعلومات باتجاهات أفقية بين المستويات الإدارية المتماثلة تبعاً لمقتضيات العمل ولزيادة التنسيق بين أطراف المؤسسة.

وتوجد مجموعة من معوقات الاتصال الإداري، نذكر أهمها كمايلي:

1. معوقات شخصية: عدم القدرة على التعبير بشكل جيد، غلبة الغموض في العلاقات بين الأفراد في المؤسسة، وعدم إصغاء العاملين نتيجة وجود فجوة في الثقة بينهم وبين إداراتهم، اختلاف قدرات الكوادر البشرية وإمكاناتهم نتيجة الفروق الفردية.
2. معوقات تنظيمية: كثرة المستويات الهرمية والترهل الإداري، عدم وجود هيكل تنظيمي، غياب السياسات والإجراءات، ضياع المسؤوليات وعدم وضوح الصلاحيات الإدارية.
3. معوقات بيئية: المخاطر، الظروف المناخية السيئة ضمن بيئة العمل (على سبيل المثال: ارتفاع /انخفاض درجات الحرارة، سوء التهوية)، وجود الضوضاء، الفوضى، الحيز المكاني الضيق.
4. معوقات نفسية اجتماعية: تتمثل بكون طرفي الاتصال من مجتمعات مختلفة، عائق اللغة واختلاف اللغات واللهجات ومدلولات الألفاظ ومعانيها.
5. التشويش: وذلك بإحداث تغيير في المعلومات المنقولة أثناء مرورها بالمستويات الإدارية المختلفة، فالموظف قد يلجأ إلى تصفية المعلومات قبل رفعها إلى الجهة العليا بما يخدم مصلحته الشخصية.
6. ضغوط العمل: قد يسبب ضغط العمل اختصاراً لقنوات الاتصال، مما يترتب عليه عدم وصول المعلومات اللازمة إلى الجهات المعنية.
7. الإفراط في التواصل: تدفق المعلومات بشكل يفوق القدرة الاستيعابية للأفراد.

أهمية الاتصالات الإدارية في عملية اتخاذ القرار:

إن عملية اتخاذ القرار تعتبر من أساسيات عمل الإدارة، وتسبب العديد من المتاعب بصرف النظر عن كون القرار خاطئ أم صائب فالقرارات الصحيحة تجلب المتاعب أيضاً لأن المشكلة لا تكمن بالقرار... بل بطريقة إيصاله إلى من سيتأثر به، فمن المهم جداً العمل على التسويق الجيد للقرار ومعالجة النتائج المترتبة على القرار.
كما أن سلامة القرار الإداري تعتمد على مدى صحة ودقة المعلومات والبيانات المتوفرة والحصول عليها يتطلب عمليات اتصال فعّالة.

الآثار السلبية لضعف الاتصال الإداري على بيئة العمل:

1. التأثير السلبي على الإنتاجية وعلى الأداء العام للمؤسسة، وانصراف الكوادر لتحقيق المصالح الشخصية بدلاً من المصلحة العامة للمؤسسة.
2. البعد التام عن تحقيق الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة.
3. سيادة جو من الفوضى في بيئة العمل بسبب سوء التنسيق وضياع الجهود.
4. تراجع قدرات العاملين ومهاراتهم لغياب التوجيه من طرف الإدارة، وقلة الإصغاء إلى الاحتياجات والتحديات والاقتراحات.
5. بيئة عمل غير صحية وسوء العلاقات المهنية بين أفراد المؤسسة.
6. اتخاذ قرارات خاطئة.
7. تدني مستوى الرضا الوظيفي.

التوصيات:

1. تشجيع عملية الاتصال الإداري الصاعد من الأسفل إلى الأعلى، فكلما زادت الاتصالات الصاعدة عن الهابطة أدى ذلك إلى كفاية المؤسسة وزيادة الإنتاجية وبناء فريق متماسك.
2. الإصغاء باهتمام إلى المرؤوسين والمناقشة الفعّالة معهم.
3. تنظيم اجتماعات دورية بين الإدارات العليا والوسطى، وتوعية الإدارات الوسطى بأهمية الدور الذي تلعبه كوسيط في إيصال المعلومات إلى المستويات الدنيا.
4. القيام باستبيانات للعاملين من قِبَل جهة ذات وثوقية عالية وتتحلى بالحيادية، وتحليل النتائج بسرية تامة.
5. تحديث وسائل الاتصال بما يتماشى مع التقنيات الحديثة.
6. الاتصالات هي الغراء الاجتماعي التي يحقق التماسك بين أجزاء المؤسسة.