يعتبر التخطيط جوهر العملية الإدارية وهو عملية ديناميكية مستمرة باستمرار نجاح المؤسسة وهو يسبق أي عمل تنفيذي ويضمن الدقة في تحديد الوقت اللازم للإنجاز والكيفية المناسبة للتنفيذ ومؤشرات قياس المخرجات، وله أهمية خاصة كأداة فعّالة في معالجة متطلبات التطوير واحتياجات البيئة المعنية بالتطوير.
وتُبنى عملية التخطيط في إدارة التدريب والتطوير باعتماد سياسة التكامل والترابط بين تخطيط الاحتياجات التدريبية والخطة الاستراتيجية للمؤسسة (الرؤية والأهداف الاستراتيجية)، ولو أصبح كل نشاط يؤدى بمعزل عن النشاط الآخر لفقد التخطيط معناه ومغزاه.
ويُعرّف تخطيط التدريب بأنه التنبؤ بالاحتياجات الحالية والمستقبلية في مجال تطوير أداء الأفراد العاملين، واستخدام الإمكانات التي يمكن توفيرها من أجل اتباع الخطوات المناسبة لتلبية الاحتياجات وتحقيق أهداف المنشأة. ويمثل تخطيط التدريب مرحلة التفكير التي تسبق تنفيذ أي عمل تدريبي، واتخاذ القرارات اللازمة، لتحديد أهدافه والموارد المختلفة اللازمة لتحقيق هذه الأهداف.
والخطوة الأولى في التخطيط للتدريب والتطوير هي التحديد الدقيق للاحتياجات التدريبية التي توجد لدى أفراد معينين، يشغلون وظائف محددة ويعملون في كيانات وظيفية محددة حتى تتمكن المؤسسة من تحقيق أهدافها بفعالية.
ويتعلق مفهوم الاحتياجات التدريبية ببعدين زمنيين الحاضر والمستقبل، فأما الحاضر فتكون الاحتياجات التدريبية هي الفرق بين المستوى المعرفي أو المهاري المتوفر لدى الفرد لأداء عمل معين، والمستوى المطلوب توافره عند الفرد لشغل وظيفته بكفاءة وفعّالية.
وأما المستقبل، فتمتد الاحتياجات التدريبية لإغناء وصقل نواحي معرفية، أو معلومات، أو مهارات استعداداً لتغيرات تنظيمية كالإحلال الوظيفي وتأهيل قادة المستقبل.
بينما تتمثل الخطوة الثانية بالتناغم مع عملية التخطيط الاستراتيجي في المؤسسة والمتجسّدة بالإجابة الحاسمة على الأسئلة التالية بعيداً عن سباقات اختيار الشعارات المُنمّقة والعبارات الجذابة:
- أين نحن الان؟ (تقييم الوضع الحالي من خلال التحليل الرباعي)
- أين نريد أن نكون؟ (تصور وتوضيح المستقبل المطلوب.)
- كيف نصل إلى هناك؟ (صياغة وتنفيذ الأهداف الاستراتيجية).
- كيف سنعرف ما إذا كنا نسير على الطريق الصحيح نحو وجهتنا المقصودة؟ (إنشاء آلية لتقييم التقدم المحرز).
وبالتالي فإن الخطط التدريبية يجب أن تراعي وبأهمية رؤية المؤسسة وأهدافها التي تحاول تحقيقها لترقى إلى مستوى أعمق ضمن الأفق الاستراتيجي لها.
وبعد أن تم تناول أهمية التخطيط لعملية التدريب والتطوير، لا بد من الإضاءة على فوائد التدريب المخطط له وانعكاساته الإيجابية على مستوى المؤسسة والأفراد
فوائد التدريب المخطط على مستوى المؤسسة:
- تحسين ربحية المؤسسة.
- تعزيز المهارة والمعرفة في جميع مستويات المؤسسة.
- رفع الروح المعنوية في مجال العمل.
- تحسين صورة المؤسسة وسمعتها الخارجية.
- يساعد على التطوير التنظيمي.
- فهم وتنفيذ السياسات المتبعة في المؤسسة.
- زيادة قدرة المؤسسة على اتخاذ القرارات وحل المشكلات المتوقعة.
- زيادة الإنتاجية وتحسينها.
- تطوير قيادات جديدة.
- زيادة الدافعية للعمل والولاء للمؤسسة.
- تخفيض حدة الصراعات وضغوط العمل.
- رسم الطريق للمؤسسة في تخطيط الاحتياجات البشرية المستقبلية.
فوائد التدريب المخطط على مستوى الأفراد:
- تحسين وزيادة فعالية القرارات وحل المشكلات.
- الثقة بالنفس وتطور الذات.
- كيفية التعامل مع الضغوط، والصراعات، والإحباط.
- تحسين طرق التواصل الفعّال.
- يعمق الإحساس بالرضا الوظيفي والإنجاز.
- يفتح المجال للفرد نحو الترقية والتقدم الوظيفي وتحسين فرص العمل.
- يتيح للفرد تكوين مهارات جيدة.
- يخفف من حدة الخوف من الإقدام على ممارسة أعمال جديدة.
ومن الجدير بالذكر وجود مجموعة من العوامل الواجب مراعاتها عند التخطيط لعملية التدريب والتطوير ومنها:
- المرونة.
- مراعاة ظروف العمل وعدم تعارض النشاط التدريبي معه.
- مراعاة نسبة عدد المستهدفين من التدريب سنوياً مع العدد الكلي للعاملين بالمؤسسة.
- الاستفادة من نتائج تقييم الخطط التدريبية السابقة.
- ترتيب الأولويات.
- الموائمة مع الموازنة المخصصة للتدريب.
- التوفيق ما بين الاحتياجات التدريبية والإمكانات المتاحة.
أخيراً ومما سبق، فإن التخطيط يتمحور حول منهجية مفادها بأنه " ليس مرآة لما يجب القيام به، إنما هو نافذة على آفاق جديدة، تُوضّح كيف يمكننا القيام بوظائفنا بشكل أفضل".
